La documentación comercial de la empresa, que tiene origen tanto externo como interno, forman la documentación fuente que proporciona los datos de entrada al sistema de contabilidad. Esta información es ingresada a los libros de contabilidad y procesada para obtener los informes contables.
Toda la documentación de respaldo tiene que mantenerse durante el tiempo que establecen las disposiciones legales. El código tributario señala que los libros de contabilidad y la documentación correspondiente, deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el SII para la revisión de las declaraciones.
El libro diario
Para registrar todos los sucesos que se relacionen con la marcha de la empresa, y que sean susceptibles de medirse en términos monetarios, es necesario contar con un libro especial llamado Libro Diario.
El esquema más tradicional y generalizado del libro diario es el siguiente:
En la columna Detalle se anotan las glosas de los asientos contables ordenados cronológicamente, lo que se señala con un número en la parte superior de las cuentas. Las cuentas deudoras y acreedoras se registran con sus correspondientes cargos y abonos en las columnas Debe y Haber, respectivamente.
En la columna del Folio se anota la página de referencia en que la respectiva cuenta se encuentra registrada en el Libro Mayor. Al finalizar el registro en una página del Libro Diario se totalizan los cargos y los abonos para luego traspasarlos a la página siguiente.
Una vez finalizado un ejercicio, se inicia un nuevo ejercicio solamente con las cuentas de activo y pasivo. El asiento de apertura no considera las cuentas de resultado por cuanto se cierran las del período anterior.
A partir de los saldos de activos y pasivos se elabora el “asiento de apertura” en el libro diario, trasladando los saldos deudores de las cuentas de activo a la columna debe y los saldos acreedores de las cuentas a la columna del haber.
